采购流程没有比价记录，供应商纠纷和内部追责怎么处理？

顺德北滘一家家电配套厂，多年来一类原料都从同一家供应商处采购，没有比价，也没有询价记录。价格大涨后公司想换供应商、翻旧账，才发现既说不清价格是否公允，也查不出有没有利益输送。缺少比价影响两件事：对外，价格争议的底气不足；对内，追责分不清是程序疏漏还是个人牟利。

对外：价格争议靠什么

和供应商打价格官司或谈判，公司要主张价格不合理，先得把履约事实摆全：采购单或合同、送货验收记录、付款流水。当时若有询价邮件、微信议价记录，即使没做成正式比价，也能帮还原价格形成过程，说明公司对价格尽过注意。如果什么都没有，只能靠市场行情和履约事实谈，主动权会小一截。

对内：先分清两种情形

内部追责要分两层。第一层看制度：公司是否要求过比价，门槛金额是多少，谁有权批准例外。制度从来没有的，责任在管理层定规则这一步，不宜全推给采购经办人。第二层看执行：有制度却长期不执行的，查两件事——审批人是否知情默许，经办人与供应商之间有无未披露的关联关系。追责前给当事人书面说明机会，说明内容和核查结论都记录在案。

现有材料怎么归集

把手头材料一次性列齐：采购需求单、询价邮件和微信记录、候选供应商名单、审批签批单、验收和入库记录、付款流水，以及供应商的工商信息用于核查关联关系。按每笔采购的时间排序归档，每份材料旁注明保存人和证明用途。这批材料对外能支撑谈判，对内能支撑结论，两边共用。

事后补造三家报价，风险最大

有的企业被发现缺比价，第一反应是找几家供应商配合补报价单。这一步比缺比价本身更危险：补造的材料在形成时间、版本痕迹上都会露馅，一旦进入诉讼、审计或刑事调查程序，不仅证明不了当初的过程，还多一层伪造证据的问题。宁可如实书面说明当时为何没有比价，由有权人员签字确认，也不要动补造的念头。

紧急采购怎么留痕

对确实来不及比价的紧急采购，建立补单机制：书面记录紧急原因、选定供应商的理由、价格参照依据，由有权高管签认；事后补做一次价格复核，与同期市场水平对照。补单机制跑顺之后，今后的采购追责就有了统一标准，也不会再把紧急采购变成监管盲区。

财务负责人这周可以做一件事：导出近一年超过门槛金额的采购流水，逐笔核对审批记录和询价材料，缺的部分先列成补单清单。广东佛山的企业做采购合规，一般就从这张流水清单入手。