通过视频召开股东会，怎样保存身份和表决证据？

公司通过视频召开股东会，应当围绕四个问题留证：谁参加、何时在线、听到了哪些议题、对每项议案作出什么表决。会前核验股东及代理人身份，会中保留连续录音录像、参会名单和逐项唱票，会后导出平台记录并由参会人确认会议记录。只保存一张会议截图，难以证明完整召集和表决过程。

《公司法》第二十四条明确，公司股东会、董事会、监事会召开会议和表决可以采用电子通信方式，公司章程另有规定的除外。视频会议具备法律基础，证据要求也随会议方式变化。线下签到、纸质表决票和现场签字，需要由账号、音视频、电子表决和系统日志承接。

一召开前先检查章程

公司应查看章程是否允许视频、电话或其他电子通信方式，是否要求线下会议，是否规定通知期限、送达渠道、主持人、代理、计票和会议记录形式。章程明确排除电子会议时，不能直接用视频替代。

章程只写“股东会可以通讯表决”，还需解释通讯表决是否包含实时视频、电子邮件或线上投票。公司可通过修订章程或全体股东书面约定，把可用平台、身份验证、故障处理和文件签署规则写清楚。

有限责任公司召开股东会，原则上应在会议召开十五日前通知全体股东，章程另有规定或全体股东另有约定的除外。改成视频形式，不会免除通知程序。

二会议通知要增加哪些线上信息

通知除写明时间、议题和材料外，还应列出会议平台、会议号、登录方式、身份验证步骤、技术测试时间、备用联系方式和发生中断时的处理方案。

会议链接不要替代正式议题。股东需要在会前知道拟表决事项并取得必要文件。涉及修改章程、增减资、合并分立、对外担保或重大资产交易，可把议案正文、背景材料和表决要求一并发送。

公司应保存通知正文、附件、发送时间和收悉记录。邮件可保留完整邮件头和附件；企业微信可导出对话或连续录屏；快递可保存面单和签收轨迹。单独截取“已发送”状态，无法对应具体附件。

三怎样核验屏幕另一端是谁

参会账号名称只能提供初步线索。秘书或主持人可在入会时逐一核对姓名、股东身份、持股比例和联系方式，并要求参会人打开摄像头确认身份。企业股东由法定代表人或授权代表参加，应核对营业执照、法定代表人身份证明和授权委托书。

代理人需要说明授权范围。授权文件应写明代理参加哪次会议、能否提出议案、是否可对全部事项表决、有效期限及转委托权限。只提交一份长期空白授权，出现重大临时事项时容易产生权限争议。

股东使用他人账号、多人共用一台设备或摄像头关闭，主持人应当场询问并记入记录。身份无法确认时，可暂停其表决，要求通过预留电话、短信验证码、电子签名或另行书面确认补充验证。

四入会和离会时间为什么重要

视频会议中，股东可能迟到、断线或提前退出。出席人数和所代表表决权是否达到法定、章程要求，应按每项议案表决时的实际在线情况核对。

平台导出的入会时间、离会时间、设备名称和账号信息，可以与全程录屏互相印证。主持人还可在会议开始、恢复连接和每项表决前点名确认在线状态。

断线几分钟是否影响决议，要看中断发生在哪个阶段。股东错过议案说明、质询或投票，影响可能较大。仅在休会期间短暂离线，且恢复后完整参加表决，评价会有所不同。

五录屏怎样覆盖完整会议过程

录制应从主持人宣布会议开始前启动，覆盖身份核验、议题说明、材料展示、股东发言、提问答复、逐项投票、计票和结果宣布。录制结束后应保存平台生成的原始文件，避免只留剪辑版本。

录屏画面宜显示会议名称、日期、参会账号和共享材料。音频要能分辨发言人，出现同名账号时应口头确认。使用聊天框投票的，应把聊天记录完整导出，不要只截取赞成票部分。

公司可为原始视频计算校验值，制作只读备份，记录导出人、导出时间、文件大小和存储位置。原始文件与会议纪要、平台日志分开备份，有助于说明数据保存过程。

六表决不能只问一句“大家有意见吗”

每项议案应单独宣读或展示，主持人明确进入表决，并让各股东作出赞成、反对或弃权的确定表示。多项内容打包表决时，某股东只反对其中一项，会议记录可能无法准确反映其意思。

口头表决要记录发言人和原话；举手表决要确保画面可见；平台投票要导出结果和后台日志；邮件或电子签名表决要保存发送、接收和签署记录。重要事项可采用视频口头确认与会后电子签署相结合的方式。

计票时应说明每名股东的表决权比例、关联回避情况、有效票和通过标准。《公司法》或章程要求特别多数的事项，不能用到会人数代替所代表表决权计算。

七电子签名和扫描签字有什么差别

股东把手写签字后的会议记录扫描回传，可以证明其曾发送该文件，但仍可能发生签名真实性、页面替换和版本不一致争议。公司应保存回传邮件、账号信息、原始附件和后续确认。

《电子签名法》第十三条、第十四条规定，符合专有控制、改动可发现等条件的可靠电子签名，与手写签名或盖章具有同等法律效力。采用可信电子签署平台，可保留实名认证、签署时间、证书和文件校验信息。

技术名称本身不能解决全部问题。需要确认签署人是否有权代表企业股东、签署文件是否为会上表决的同一版本，以及电子证书是否在有效状态。

八会议记录应写到什么程度

会议记录应写明公司名称、会议届次、日期、平台、召集人、主持人、记录人、通知情况、参会及代理情况、各股东表决权比例和会议是否符合章程。

议事部分应按顺序记载每项议题、关键说明、股东主要意见、回避情况、表决方式、票数和结果。发生掉线、重新接入、身份核验失败或股东拒绝表决，也应客观记录。

有限责任公司出席会议的股东应在会议记录上签名或盖章。视频结束后，公司可把定稿发给参会股东签署，要求在指定时间反馈。有人拒签时，应保存发送和催签记录，说明拒签理由，并保留音视频及表决材料。

九原始电子数据怎样保管

最高人民法院关于民事诉讼证据的规定，会从生成、存储、传输环境是否可靠，数据是否完整保存，提取方法是否可靠，是否在正常业务中形成等角度审查电子数据真实性。

公司可建立会议证据包：通知及附件、送达记录、股东名册、代理文件、平台参会日志、原始录屏、聊天记录、电子投票结果、会议记录、签署证书和文件校验值。各文件按同一会议编号归档。

不要在争议发生后才从个人手机拼接资料。原平台账号、企业邮箱和公司服务器应继续保留；人员离职时交接管理员权限；云平台有保存期限的，应及时导出原始数据。

十技术故障怎样写入会议规则

会议前可安排设备测试并公布技术联系人。股东无法登录时，公司应查明是平台故障、链接错误、账号问题还是个人网络原因，并保留沟通记录。

故障影响股东了解议案或投票，公司可短暂休会、改用备用平台、补充书面表决或择期召开。不能在关键股东掉线后立即表决，再把掉线记为弃权。

备用方式也要保证身份、议题和表决可核验。例如用预留电话接入时，可全程录音并让股东说出姓名、议案编号和明确意见；会后再通过约定邮箱确认。

十一一个佛山公司视频会议场景

佛山某科技公司有四名股东，其中一人在外地。公司通过视频审议增资，会议截图显示四个账号，却没有记录账号归属。外地股东会后称账号由员工代登录，自己没有看到增资价格，也没有投赞成票。

公司若只有一张截图和一份打印决议，很难回答身份、材料和表决三个问题。完整证据应包括会议通知与增资方案、代理授权、入会验证、全程录屏、平台日志、逐名表决和签署后的会议记录。

若该股东确实在线发言并明确同意，可用音视频、聊天记录、会后邮件和电子签名形成相互印证。若无法确认其本人或授权代理作出意思表示，应重新核对表决权是否达到通过比例，并及时修正会议程序。

佛山孟翔律师实务提醒

视频股东会的争议焦点很少停留在“能不能线上开”，更多集中于参加者身份、议案版本、在线状态和表决内容。把线下会议文件简单搬到视频平台，可能留下证据断点。

佛山中小企业可固定一套线上会议清单，从通知、测试、核验、录制、投票到签署逐项留痕。重要决议形成后，再由经核验的股东或代理人确认最终文本，能减少账号代用和版本错配争议。

常见问题

1 公司章程没有写视频会议，还能线上召开吗？

《公司法》允许采用电子通信方式，章程另有规定的除外。仍要核对章程是否存在排除、限制或特别程序，并完成通知和表决要求。

2 参会股东全程不开摄像头，表决有效吗？

要看能否通过账号、声音、预留联系方式、电子签名和其他材料确认身份及意思表示。摄像头关闭会增加争议，不能单独决定效力。

3 会议录屏经过压缩，还能作为证据吗？

压缩件可用于查看，原始录屏、导出记录和完整性信息应继续保存。发生真实性争议时，原始文件和保存过程更有证明价值。

4 股东中途掉线，是否视为弃权？

应依章程和会前公布的故障规则处理，并核对掉线是否影响其了解议案和投票。没有明确规则时，不宜直接把技术中断记为弃权。

参考依据

1. 《中华人民共和国公司法》第二十四条至第二十七条、第六十四条至第六十六条；

2. 《中华人民共和国电子签名法》第四条至第十四条；

3. 最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》第九十三条、第九十四条；

4. 最高人民法院关于电子数据真实性、完整性审查的公开规定。

孟翔律师，广东佛山执业律师，广东尚尧律师事务所执行主任，兰州大学法律硕士，长期关注公司治理、股东争议、电子证据和企业风险防控。