入库数量与送货单不一致，买卖双方应以哪些记录核对？

送货单写一千件，采购方入库系统只有九百八十件，不能直接认定卖方少交二十件，也不能因为收货人在送货单上签了字就当然按一千件结算。双方应把订单数量、装车清单、包装和封签、物流交接、门岗签收、仓库复点、ERP入库、退换货及异议通知按同一批次核对。签收单载明数量时具有重要证明作用，但存在现场只点件数、签注“以仓库复核为准”或及时提出差异等证据的，仍可推翻初步数量记录。

司机已经拿到签收单，仓库为什么还会少货

佛山及珠三角的五金配件、家具材料、家电配套、建材和包装产品交易中，一辆车可能同时装有多份订单。货到厂区后，门岗登记车辆，收货员先看包装件数，仓库再拆包点数，质检合格后才由系统正式入库。几个环节使用的“数量”并非同一口径。

卖方送货单可能按箱、托盘或理论重量填写；司机交接时只清点外包装；采购方入库按合格件数记录。破包、混装、少装、错发、退回待检、系统漏录，都可能造成单据不一致。

发生争议后，卖方拿出有签名的送货单，采购方拿出单方打印的入库表。两张纸各自只能说明一个环节。要判断实际交付数量，需要找到差异第一次出现的位置，并确认后续有没有补货、退货、报废或跨订单调拨。

送货单上的签字能证明到什么程度

《民法典》第六百二十三条规定，在没有约定检验期限时，买受人签收的送货单、确认单等载明数量、型号、规格的，推定买受人已经对数量和外观瑕疵进行检验，但有相关证据足以推翻的除外。

这一规则会让载明具体数量的签收单成为卖方的重要证据。采购方如果主张实收不足，需要说明签字发生的场景和反证材料。例如，送货单只记“20托”，每托应有多少小件要拆包后才能确认；收货人在备注栏写明“外包装签收，数量以仓库复点为准”；仓库当天形成差异单并立即通知卖方。此类材料能够解释签字为何没有完成最终数量确认。

签字人的身份也要核对。长期负责收货的仓管员、合同指定联系人，或者多次签收后由采购方付款的人员，其签字可以与企业收货行为联系。临时保安、相邻商户或未经授权的现场人员签字，仍要结合送货地址、电话联系、货物去向和采购方是否实际使用判断。

采购方不能仅以“公章没有盖”否定每一张送货单。卖方也不能把任何出现在门口的签名都视为最终验收。双方历次交易怎样签收、怎样入库、怎样对账，会影响对本次单据的理解。

入库单和ERP记录也需要查明形成过程

入库记录由采购方内部生成，能够反映仓库实际记账，却不当然等于客观收货数量。系统数据可能因漏录、错选订单、单位换算、待检状态或退货冲销发生变化。

审查入库单时，可以继续核对以下信息：

1. 入库记录的创建人、创建时间和最后修改时间；

2. 对应采购订单、送货单、车辆和物料编码；

3. 单位是件、箱、公斤、米还是套，换算规则是否一致；

4. 未入库部分处于待检、冻结、退货还是报废状态；

5. 系统有无修改日志，谁审批了数量调整；

6. 同一批货是否被拆分到两个仓库或两个订单。

采购方在争议数月后手工补录一张“少货入库单”，证明力会受到质疑。仓库在到货当天扫码、称重并生成不可随意修改的记录，同时有门禁、监控和质检单相互对应，解释力会更强。

卖方收到入库差异通知后，可要求采购方导出对应记录和修改日志，不宜只回复“以签收单为准”。如果采购方系统确有单位设置错误，双方尽早复核可以避免差异进入发票和付款环节。

从装车到付款，哪些记录应放在同一张表里

核对数量时，可以按时间顺序建立批次矩阵，每一行只对应一辆车、一个送货日期和一组可识别货物。

订单和备货记录

订单确定应交数量、物料编码、包装规格和允许误差。卖方的拣货单、出库单、复核记录和装车照片，可以说明发货准备情况。内部出库数量仍需与后续物流交接相互验证。

称重、包装和封签记录

按重量交易的货物，应保留毛重、皮重、净重、地磅编号和过磅时间。按箱或托盘交付的，应记录每个包装单元的标准装量。使用铅封或一次性封签时，装车和到货照片中的编号应一致。

物流和门岗记录

运单、司机回单、车辆轨迹、到场时间、门岗登记和卸货监控，可以回答货物何时由谁控制。货物中途转车、拼车或多点卸货的，还要查明每次交接。

现场签收和仓库复点

现场签收应写明清点范围。只核包装外观，可注明“外包装20托，内件数待复核”；已逐件清点，则记录实际件数和差异。仓库复点发现短少，应保留未拆封包装、标签和连续视频，避免货物已投入生产后再凭回忆主张。

质检、退货和补货记录

数量短少与质量不合格要分栏。收到一千件，其中二十件不合格，实收数量仍可能是一千件，只是合格入库九百八十件。采购方若把质检不合格直接记成“未收货”，会混淆交付数量和质量责任。

发票、对账和付款

发票和付款能够印证交易金额，不单独证明每批实际数量。月度对账单若逐笔列明送货日期、单号、数量、退货和补货，并由双方确认，其证明价值高于只写一个总金额的对账表。

计量单位不同，是数量争议中的高发原因

合同写“500箱”，报价按“件”，仓库系统却按“公斤”入库，三种单位若没有固定换算关系，差异会持续累积。尤其是卷材、板材、型材、化工原料和散装货物，理论重量与实重可能受厚度、含水率、包装和秤差影响。

双方应先确定结算单位。按实重结算，就要约定使用哪一方的地磅、允许误差和复磅机制；按理论重量结算，应写明计算公式和尺寸公差；按包装件数结算，则要明确每箱标准装量以及抽检比例。

卖方标注“净重”，采购方称重时未扣托盘和包装，数量会虚高。采购方按成品合格率倒推原料收货量，也可能把生产损耗计入交货差异。核对时应让每一种单位回到合同约定的换算方式，不能只挑对自己有利的一组数字。

发现短少后，通知时间会影响后续主张

双方约定了检验期限的，采购方应在期限内通知数量或质量不符合约定。没有约定的，也应在发现或应当发现差异的合理期限内通知。数量和外观一般能够在收货或拆包时较快检查，长期不提出异议会增加采购方的举证困难。

通知应能对应具体批次，写清订单号、送货单号、应收数量、实点数量、包装状态和复核方式。只在月底说“这批货好像少了”，卖方很难追查装车、司机和其他收货点。

采购方发现差异后，可以当日通过合同约定渠道发送书面通知，并邀请卖方共同复点。卖方拒不到场的，采购方可在保持包装和现场连续性的前提下录像清点，必要时请第三方参与。卖方收到通知后，应及时核查出库、装车和运输记录，对确认短少的部分安排补货或调整结算。

差异已经进入多月账目，怎样重新核算

长期供货中，单笔短少可能被后续补货、退货或跨批调拨抵消。双方可以先冻结争议批次，将没有争议的货款单独确认，再按以下步骤核算：

1. 按订单号和送货日期归集所有送货单，排除重复单号；

2. 将每张送货单对应到物流回单、签收人和入库记录；

3. 单列待检、不合格、退货、换货和无偿补货，不与未交货混合；

4. 核对发票开具数量与结算数量，标记跨月调整；

5. 对仍无法解释的差异，确认双方各自证据和拟采用的处理价格；

6. 形成书面对账，明确本次确认是否覆盖历史全部批次。

卖方主张货款时，应按批次说明已经交付多少，而非只提交发票总额。采购方主张扣减，也应列出每一笔差异的形成和通知证据。双方把问题细化到单号后，才可能区分真实短少、系统错误和质量退货。

佛山孟翔律师实务提醒

供货企业可以让送货单同时保留“外包装签收”和“最终数量确认”两个栏位，避免司机为了尽快离场要求收货人一次性签完。采购企业则应限定可签收人员，并让门岗、收货、仓库和质检使用同一订单编号。系统自动生成的数据要保留修改日志，纸质差异单也应当天上传。

争议发生时，不要覆盖原ERP记录，也不要让员工重新制作一套看似整齐的单据。先导出原始数据，保存生成时间和修改痕迹，再用批次矩阵解释差异。佛山制造业供应链周转快，货物一旦拆包投入生产，复核数量的客观条件会迅速消失。

常见问题

送货单已经盖了采购方收货章，还能主张短少吗？

可以提出，但需有足以解释和推翻签收数量的证据。签收范围、备注、仓库复点、监控、差异通知和卖方后续补货记录都可能影响判断。仅有内部人员事后陈述，证明力有限。

收货人只签了姓名，没有填写数量，卖方怎样证明交付数量？

应把该签字与送货单原始联、装车清单、包装规格、物流回单、到货照片和后续对账结合。签名可以证明发生过交接，却未必单独证明卖方填写的全部数量已经确认。

ERP显示零入库，是否说明货物根本没有收到？

未必。系统零入库可能源于待检、漏录、错单或权限操作。还要查看门禁、卸货、仓库实物、领用、生产和退货记录。采购方实际使用货物，也会成为认定交付的重要事实。

采购方已经支付部分货款，还能就数量提出异议吗？

付款不当然表示放弃已经在合理期限内提出的数量异议。采购方需要证明异议通知的时间和内容，并说明付款对应哪些无争议批次。付款备注和对账单应避免把争议款一并确认为无条件欠款。

参考依据

1. 《中华人民共和国民法典》第五百零九条、第五百一十条；

2. 《中华人民共和国民法典》第五百九十五条、第五百九十六条、第六百零一条；

3. 《中华人民共和国民法典》第六百二十条至第六百二十三条；

4. 《最高人民法院关于审理买卖合同纠纷案件适用法律问题的解释》第一条、第十二条、第十三条。

孟翔律师，广东佛山执业律师，广东尚尧律师事务所执行主任，兰州大学法律硕士，长期关注买卖合同履行、制造业供应链证据和企业应收账款管理。

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