公司把合同审批放在微信群里，员工撤回消息后授权怎样核验？

佛山一家贸易公司的合同审批一直在微信群里进行：业务员把合同文本发进群，@几位负责人说“请审批”，负责人回复“同意”或者“可以签”，业务员就去盖章。前不久一笔合作出了问题，公司要追责，翻聊天记录时才发现：关键的那条审批消息被回复人撤回了，群里只剩一行“对方撤回了一条消息”。谁批的、批的是哪个版本，突然都说不清了。微信群审批效率高，但消息能撤回这一点，让它作为审批载体先天带病。

撤回的消息还能不能找回来

微信撤回只撤回会话里的展示，不等于记录彻底消失，核验可以从几个方向入手：

其他成员的本地记录。审批人本人和其他群成员的手机、电脑端，如果当时已同步接收，部分终端上的本地记录可能仍在；企业微信版本的会话记录保存机制更完整，管理员端可调取的范围更大。

截图和转发痕迹。群里有人当时截过图、或者把审批内容转发到别的会话、汇报给其他人的，这些衍生记录都是证据。

上下文链条。撤回消息前后的讨论记录——撤回前的请示内容、撤回后的执行安排（“领导批了，去盖章吧”“按审批意见改一下价格条款”）——前后语境能够反映审批的存在和内容。

履行行为的印证。合同在那次审批之后进入履行：盖章记录、发货安排、开票付款，履行链条本身可以反推审批环节已经完成。

审批效力要看三层

就算找回了记录，效力核验还有三层要做：

审批人的权限。回复审批的人在公司的职务权限里，有没有这项审批权？公司制度、授权文件、此前同类合同的审批惯例，都是判断依据。没有权限的人批的，公司内部不认，但对外签约的效力还可能因为表见代理等规则落在公司头上——损失最终由公司承担，再向越权的人追偿。

审批对象的版本。审批时群里发的是哪个版本，最终签署的是不是同一个版本。版本不一致的，审批效力只覆盖被审批的版本，改动的部分要重新走审批。合同版本编号和审批记录对应起来，这一层才说得清。

审批意见的明确性。“同意”“可以签”这类明确回复，和“再看看”“原则上可以”这类含糊表态，证明力差别很大。含糊回复能不能算审批通过，要结合上下文和公司惯例判断。

把审批从聊天群里搬出来

核验再周全，不如源头不出问题。合同审批制度的整改，按企业的规模分两档：

有条件的，上正式流程。OA 系统、电子签约平台的审批流，或者哪怕用企业邮箱审批——共同点是记录不可撤回、人员权限可配置、流程可追溯。合同审批走正式系统，微信群只做沟通提醒，不做决策载体。

暂时维持群审批的，立三条规矩：审批人必须用明确措辞回复，写清合同名称、版本和意见；审批完成后，经办人把审批记录截图连同合同文本一并归档到公司指定位置，归档动作作为盖章的前置条件；建立合同审批台账，每份合同一行记录：名称、版本、审批时间、审批人、签署情况。

另外一条底线：盖章环节认档不认话。没有归档的审批记录，印章管理员不盖章。这一条执行到位，撤回消息造成的空档就被制度兜住了。

已经出问题的怎么补

撤回事件已经发生、争议已经出现的，把上面几个找回路径尽快走一遍：通知相关成员保全各自终端的聊天记录，收集截图和转发痕迹，整理审批前后的上下文和履行记录。同时核查公司内部审批权限的规定，确定撤回消息涉及的审批人是否有权审批，再决定对外责任的处理和对内追责的依据。

聊天记录能撤回，审批责任不能撤回。决策要留在不可篡改的载体上，这是企业审批管理的基本功。

孟翔律师，广东佛山执业律师，广东尚尧律师事务所执行主任，长期为佛山及珠三角中小企业提供法律顾问和合同流程设计服务。合同审批依赖微信群的企业，建议尽快建立审批归档和台账制度，重要合同转入正式审批流程。