公司采购盗版软件或素材，内部合规清单怎么建？

禅城一家创意园区里的设计公司收到软件公司的律师函，要求说明所用设计软件的授权情况，老板这才发现公司里不少软件是网上找来的安装包。盗版软件的责任会沿采购、安装、商业使用这条链条扩散，建合规清单的第一步是盘点终端：装了什么、有没有授权、哪些授权证明不了。

盘点：终端、账号、素材一张表

做一张软件与素材清单，覆盖所有终端和账号。每台公司电脑安装的设计、办公、财务软件，逐项记录名称、版本、安装时间、使用部门；云工具和平台的会员账号，登记注册人、付费方式和到期时间；对外宣传用过的图片、字体、音视频，注明来源。盘点由IT部门牵头、各部门配合实测，不要只靠员工自报。这张表是后面所有动作的底数。

逐项比对授权文件

清单完成后逐项对凭证：采购发票、授权书、订阅记录、开源许可协议。能对上的标“已授权”；拿不出凭证的标“待核”；免费和开源软件单独核对许可条款，部分“免费”软件仅限个人非商业用途，商用场景并不免费。比对结果写回清单，形成公司的授权台账，台账和清单每半年核对一次。

证明不了授权的，先停用

确认盗版和无法核实授权的，先停用：卸载软件、停用账号、下架对外渠道里的相关素材。卸载和删除要留记录，记清时间、操作人和处理范围。已经收到律师函或投诉的，不要急着销毁痕迹，先把现有使用情况如实整理，交由专业人员评估应对方案。主动清理和证据保全之间的边界怎么划，要听法律意见后再动手。

只删桌面图标，不算整改

有员工删掉桌面图标应付检查，软件实际还在运行；也有卸载之后又装回盗版版本的。核验要看系统安装记录和实际使用情况，不看桌面。同一款软件反复安装，说明采购入口没解决，要么购买正版授权，要么换用合法替代品，由管理层拍板，不要让员工自己找安装包。

采购入口怎么设计

长期机制三条。一是采购审批：软件和素材采买走采购流程，发票、授权文件随货归档，无凭证的财务不报销。二是安装管理：办公终端禁止自行安装软件，由IT统一安装并登记台账。三是定期检查：每半年核对清单和授权台账，发现缺口限期补齐，补的过程留记录。

行政或采购负责人这周可以做一件事：用终端管理工具导出软件安装列表，没有管理工具的人工盘点一轮，先把拿不出授权的标出来。广东佛山的企业做知识产权合规，有一句提醒：盘点做得越早，处置的空间越大。